The records management approach of function-based recordsclassification system : a case study of Graduate School(Taling Chan) Silpakorn University

Abstract

The research aims to apply the approach of function-based records classification system to create a file plan model applicable for universities in Thailand. Graduate School (Taling Chan), Silpakorn University is a case study of the research. To achieve the research aim, multiple methods comprising of a literature study, a records survey and semi-structure interviews with 8 officers working in all departments of the case study were used to collect data. The collected data is relevant to four main issues contributing to the creation of a file plan model applicable for the case study. The four main issues are (1) theory and principles of function-based records classification system, (2) function, structure and organizational management of the case study, (3) its records management system, limitations and problems, and (4) the implementation of function-based records classification system to create a file plan model for the case study.

The results of the research were (1) the records management system of the case study does not comply with any international standard; (2) its organizational structure does not fit with the number of staff, their responsibilities and their working competence; (3) corporate culture regarding bureaucracy is one of the important factors contributing to its records management approach; and (4) the case study is facing with three main records management problems which are the limitation of space to keep records, the difficulty to capture and access records, and the loss of some records. In addition, the research found four major factors that should be considered before implementing a file plan model. The first factor is the enhancement of record awareness and knowledge among its staff. The second factor is the improvement of its staff’s competence regarding a file plan model via a proper training course. The third factor is the clear designation of staff’s responsibilities and the last factor is the enforcement and clear approach to implement the model. Due to these four factors, the research recommends developing its staff’s understanding of (1) a working process in each function of the case study to know how records are created, received, and kept in that process, (2) a meaning of, a nature of, and how to manage hybrid records, (3) how to keep records in the file plan model, (4) the condition to access records in each file plan, and (5) the system to monitor records.

The above resultant data identifies that the file plan model needs to be written clearly in particular the criteria to access records in each files. In addition, an effective policy and regulation must be implemented to enforce all staff to manage their records to comply with the rules designated in the file plan model. Without these two applications, the file plan model created by this approach is not able to solve the problems the case study is currently facing.

วัตถุประสงค์ของการวิจัยนี้คือการประยุกต์หลักการวิเคราะห์หน้าที่มากำหนดเป็นแนวทางในการสร้างต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร (File Plan Model) ของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยไทย โดยมี บัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยศิลปากร ตลิ่งชัน เป็นกรณีศึกษา ในการบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว วิธีการวิจัยแบบหลากหลายวิธี (Multiple Methods) ซึ่งประกอบด้วย การศึกษาวรรณกรรมที่เกี่ยวข้อง (A literature study) การสำรวจเอกสาร (A records survey) และการสัมภาษณ์แบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-structured interviews) กับเจ้าหน้าที่ทุกฝ่ายงานของบัณฑิตวิทยาลัย จำนวน 8 คนได้ถูกนำมาใช้เพื่อเก็บข้อมูลใน 4 ประเด็นสำคัญสำหรับการสร้างแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสารที่เหมาะสมกับบัณฑิตวิทยาลัยฯ คือ (1) ทฤษฎีและหลักการในจัดการเอกสารแบบวิเคราะห์หน้าที่ (2) หน้าที่โครงสร้างและลักษณะการบริหารงานของบัณฑิตวิทยาลัยฯ (3) วิธีการบริหาร ข้อจำกัดและปัญหาในการจัดการเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัยฯและ (4) การประยุกต์ใช้แนวทางตามหลักการวิเคราะห์หน้าที่มาจัดทำต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร (File Plan Model) ของบัณฑิตวิทยาลัยฯ

ผลการวิจัยพบว่า (1) ระบบการจัดการเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัยฯไม่เป็นไปตามมาตรฐานสากลในการจัดเก็บเอกสาร (2) โครงสร้างการบริหารองค์กรกับภารกิจหน้าที่มีความไม่สมดุลระหว่างคนกับงาน (หน้าที่) มีการแบ่งงานกันทำตามความชำนาญเฉพาะด้าน (3) วัฒนธรรมองค์กรแบบราชการเป็นปัจจัยสำคัญประการหนึ่งในการจัดการเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัยฯ และ (4) เกิดปัญหาในการใช้งานเอกสาร 3 ประการ คือ พื้นที่จำกัด ใช้งานเอกสารไม่สะดวก และเอกสารสูญหาย นอกจากนี้ ผลการวิจัยยังพบปัจจัยสำคัญที่ต้องคำนึงถึงในการจัดทำต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร 4 ประการ ดังนี้ ประการแรก การสร้างความตระหนักถึงความสำคัญของเอกสารและการให้ความรู้เกี่ยวกับเอกสารแก่เจ้าหน้าที่ ประการที่สอง การฝึกอบรมเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการใช้งานแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร ประการที่สาม การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ และประการที่สี่ การบังคับใช้และการกำหนดเงื่อนไขที่ชัดเจนในการนำไปใช้ จากปัจจัยดังกล่าว งานวิจัยนี้แนะนำว่า เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัยฯทุกคนควรมีความรู้ความเข้าใจการจัดการเอกสารในประเด็นดังต่อไปนี้ (1) เข้าใจกระบวนการทำงานในทุกภาระงานของบัณฑิตวิทยาลัยฯเพื่อให้เข้าใจถึงการเกิด การสร้าง และการรับเอกสารเข้ามาในกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอน (2) ความหมาย ลักษณะ และการจัดเก็บเอกสารแบบ Hybrid (3) การเก็บเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัยฯตามแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสารที่กำหนดไว้ (4) การกำหนดเงื่อนไขการเข้าถึงเอกสารในแฟ้มต่างๆ และ (5) การวางระบบตรวจสอบเอกสารที่จัดเก็บไว้

ผลการวิจัยที่ค้นพบดังกล่าวส่งผลให้ต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสารของบัณฑิตวิทยาลัยฯต้องมีการกำหนดเงื่อนไขการเข้าถึงเอกสารในแต่ละแฟ้มงานให้ชัดเจนและมีกฎระเบียบที่สามารถควบคุมให้เจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัยฯทุกท่านดำเนินงานตามเงื่อนไขที่กำหนด มิเช่นนั้น ต้นแบบแผนการจัดเก็บแฟ้มเอกสารที่จัดทำขึ้นก็ไม่สามารถช่วยให้บัณฑิตวิทยาลัยฯ แก้ไขปัญหาที่ตนเองกำลังเผชิญอยู่ในขณะนี้ได้