Enforcement of National Archives Act B.E. 2556 regarding Records Transfer A Case Study on Analysis of The National Library of Thailand, Department of Fine Arts

Abstract

The study aims to find both factors contributing to the failure of Thai public agencies to comply with National Archives Act B.E. 2556 (2013) regarding transferring records to the National Archives of Thailand (NAT) and possible solutions for those problems. The National Library of Thailand, Department of Fine Arts (NLB) is a case study of the research. To achieve the research aim, the multiple methods comprising of (1) a literature study, (2) records management system survey, and (3) semi - structured interviews with 13 stakeholders are used for collecting the data.

The research found two main factors contributing to the failure of NLB to comply with the Act in transferring its records to NAT. The first factor is related to the implementation of the Act and the sprit of law. The limitations of the National Archives Act B.E. 2556 (2013) regarding records trasfer results in the inability of Thai public agencies to comply with the spirit of the law. These limitations are the supporting nature type of the Act and the lack of readiness of those who take responsibility for implementing the Act. The second factor is the mechanisms that NLB establishs for transferring records to NAT. These mechamisms are (1) non - policy to collect and transfer record, (2) the lack of records knowledge and awareness among staff, (3) the lack of staff to take responsibility for managing records, (4) the incomplete records management system and (5) the lack of standard regarding the central records keeping system. The mechanisms like this leads to the inability to create file plan and records retention schedule. The result is the unknown of where records have been kept, which and when records should be transferred.

The research findings indicate that NLB will not be able to transfer its records to comply with the Act unless (1) the secondary legislations to support the National Archives Act B.E. 2556 (2013) have been implemented; (2) the training course including the monitoring and the assessment are designed to train the NLB’ staff on how to mange records and increase their archives awareness; (3) the records management policy with the key performance indicator is included in the main policy of NLB; (4)staff have been assigned literally to take responsibility for managing documents and records in each section of NLB and (5) records management system has been implemented in NLB.

วัตถุประสงค์ของการวิจัยนี้ คือ การค้นหาปัจจัยที่ส่งผลให้หน่วยงานภาครัฐไม่สามารถดำเนินการตามพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 ในส่วนการส่งมอบเอกสารไปยังสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ (ส่วนกลาง) กรมศิลปากร และนำเสนอแนวทางในการแก้ไขปัญหา โดยมีสำนักหอสมุดแห่งชาติ กรมศิลปากร เป็นกรณีศึกษา เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการวิจัยดังกล่าว ผู้วิจัยได้ใช้วิธีการวิจัยแบบหลากหลายวิธี (Multiple Methods) ซึ่งประกอบด้วย (1) การทบทวนวรรณกรรมและเอกสารที่เกี่ยวข้อง (A Literature Study) (2) การสำรวจระบบการจัดการเอกสาร (Records Management System Survey) และ (3) การสัมภาษณ์แบบกึ่งโครงสร้าง (Semi - Structured Interviews) ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวน 13 คน มาใช้ในการเก็บข้อม

ผลการวิจัยพบว่าปัจจัยหลักที่ส่งผลให้สำนักหอสมุดแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่สามารถดำเนินการตามพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 ในส่วนการส่งมอบเอกสาร ไปยังสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ (ส่วนกลาง) กรมศิลปากร มี 2 ประการ ประการแรกเกี่ยวข้องกับการร่างและเจตนารมณ์ของกฎหมาย กล่าวคือพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 ในส่วนการส่งมอบเอกสารมีข้อจำกัดที่ส่งผลให้หน่วยงานของรัฐไม่สามารถดำเนินการตามเจตนารมณ์ของกฎหมายได้ ข้อจำกัดดังกล่าว คือ กฎหมายฉบับนี้เป็นกฎหมายประเภทส่งเสริม และหน่วยงานผู้รับผิดชอบในการร่างกฎหมายขาดความพร้อมในการส่งเสริมให้หน่วยงานดำเนินการตามกฎหมาย เนื่องจากไม่มีอำนาจสั่งการที่เพียงพอ ประการที่สอง คือ กลไกลของสำนักหอสมุดแห่งชาติ กรมศิลปากร ในการส่งมอบเอกสาร ซึ่งประกอบไปด้วย (1) การไม่มีนโยบายการรวบรวมและส่งมอบเอกสาร (2) การขาดความรู้ความเข้าใจของบุคลากรในเรื่องความสำคัญของเอกสาร (3) การขาดบุคลากรที่รับผิดชอบเรื่องเอกสารโดยตรง (4) องค์ประกอบระบบการจัดการเอกสารไม่สมบูรณ์ และ (5) การไม่มีมาตรฐานกลางในการจัดเก็บเอกสาร กลไกดังกล่าวส่งผลให้หน่วยงานไม่มีการสร้างแฟ้มการจัดเก็บเอกสารและการจัดทำตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสาร ผลลัพธ์ที่ตามมา คือ หน่วยงานไม่สามารถทราบได้ว่าเอกสารของหน่วยงานแต่ละชุดอยู่ที่ใดและชุดใดบ้างครบกำหนดการส่งมอบ

ผลการวิจัยดังกล่าวแสดงให้เห็นว่า สำนักหอสมุดแห่งชาติ กรมศิลปากร จะสามารถปฏิบัติตามพระราชบัญญัติฉบับนี้ได้ หากมี (1) การออกกฎหมายลูกมารองรับพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 (2) มีการฝึกอบรมหน่วยงานราชการให้มีความรู้เรื่องการจัดการเอกสารและสร้างความตระหนักถึงความสำคัญของงานจดหมายเหตุ โดยมีการติดตามและประเมินผลลัพธ์ (3) มีการกำหนดนโยบายให้การจัดการเอกสารเป็นงานหลัก และกำหนดเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จในการปฎิบัติงาน ของสำนักหอสมุดแห่งชาติ กรมศิลปากร (4) มีการแต่งตั้งบุคคลากรและกำหนดหน้าที่ในการรับผิดชอบด้านงานเอกสารในแต่ละกลุ่มงานของสำนักหอสมุดแห่งชาติ กรมศิลปากร อย่างเป็นทางการ และ (5) มีการวางระบบการจัดการเอกสารที่เป็นมาตรฐานของสำนักหอสมุดแห่งชาติ กรมศิลปากร