Guidelines on developing a University Archives's Acquisition Policy regarding pluralizing resources as archives : A Case study of King Mongkut's Univesity of Technology Thonburi's Archives

Abstract

The research aims to create guidelines for developing a University Archive’s acquisition policy. King Mongkut's University of Technology Thonburi (KMUTT) Archives were employed as a case study. In order to achieve the aim, multiple methods comprising of a literature study, a resource survey, and semi-structure interviews were selected as appropriate methods to collect data in three main aspects, which are (1) aim and objectives of KMUTT archives, (2) vision, mission, authority, and organizational structure of the KMUTT archives and (3) definition, meaning, and attributes regarding a professional standard of archival acquisition policy. The data collecting from surveying and interviewing are analyzed and cross referencing this with the data derived from the literature study. This triangulates analysis versifies the trustworthiness of the resultant data to create guidelines for developing an acquisition policy of the KMUTT archives.

The research results identify the KMUTT Archives as a cultural heritage learning center. This center has been established from the “GLAM” concept, a concept regarding an integration of four cultural heritage institutions consisting of gallery, library, archives and museum. The research also found three main objectives of the KMUTT archives, which are (1) to honor the legacy of three monarchs, namely King Taksin, His Majesty King Mongkut, and His Majesty King Bhumibol Adulyadej, (2) to serve as a learning center regarding an identity of KMUTT and (3) to act as an information center of knowledge regarding science and technology KMUTT provides for Thai society. In addition, resources kept in KMUTT archives are records, archives, tangible cultural heritage, intangible cultural heritage and information. All resources represent the three main objectives of the KMUTT archives. Likewise, the main problem regarding a management of the KMUTT archives is a lack of an acquisition policy to collect those resources to be kept and publicized for those who are in and out of KMUTT to learn a legacy of the three monarchs, an identity of KMUTT and KMUTT’s knowledge regarding science and technology.

An applicable approach to create the guidelines is a design of an acquisition policy to comply with the five components of an affective acquisition policy, which are (1) the clear establishment regarding aim and objectives of the KMUTT archives (2) the design of an organizational management structure and legal authority to support the aim and objectives of the KMUTT archives, (3) the identification of collecting resources to comply with the aim and objectives of the KMUTT archives, (4) the design of a collecting process to comply with legal authority of the KMUTT archives, and (5) the identification of legal limitation in term of ownership, keeping, and usage to comply with law.

การวิจัยฉบับนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างแนวทางในการพัฒนานโยบายการรับมอบทรัพยากรที่จะมาจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยโดยใช้กรณีศึกษาเป็นหอบรรณสารสนเทศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายดังกล่าว วิธีการวิจัยแบบหลากหลายวิธีอันประกอบไปด้วยการทบทวนวรรณกรรม การสำรวจเอกสาร และการสัมภาษณ์แบบกึ่งโครงสร้างจึงถูกนำมาใช้ในฐานะที่เป็นวิธีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสมในการเก็บข้อมูล 3 ประเด็น คือ (1) วัตถุประสงค์และเป้าหมายของการจัดตั้งหอบรรณสารสนเทศ (2) วิสัยทัศน์ พันธกิจ อำนาจและโครงสร้างการบริหารงานของหอบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี และ (3) นิยาม ความหมาย และองค์ประกอบของนโยบายการรับมอบตามมาตรฐานในศาสตร์วิชาชีพจดหมายเหตุ ข้อมูลที่เก็บจากการสำรวจทรัพยากรและการสัมภาษณ์บุคลากรใน 3 ประเด็นดังกล่าวจะถูกวิเคราะห์และสอบยันกับข้อมูลที่ได้จากการทบทวนวรรณกรรม การสอบยันดังกล่าวจะทำให้ข้อมูลที่ได้มีความน่าเชื่อถือเพียงพอที่จะไปใช้สร้างแนวทางการพัฒนานโยบายการรับมอบสำหรับหอบรรณสารสนเทศ

ผลการวิจัยพบว่า หอบรรณสารสนเทศมีลักษณะเป็นแหล่งเรียนรู้มรดกทางวัฒนธรรมตามแนวคิดการบูรณาการ 4 สถาบันด้านมรดกวัฒนธรรม อันได้แก่ หอศิลป์ หอสมุด หอจดหมายเหตุ และพิพิธภัณฑ์ ที่เรียกว่า แนวคิด “GLAM” โดยถูกกำหนดให้ดำเนินภารกิจสำคัญสามประการ ได้แก่ 1) การดำรงพระเกียรติยศของพระมหากษัตริย์ 3 พระองค์ ได้แก่ สมเด็จพระเจ้าตากสินมหาราช พระบาทสมเด็จพระจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว และ พระบาทสมเด็จพระบรมชนกาธิเบศร มหาภูมิพลอดุลยเดชมหาราช บรมนาถบพิตร 2) การเป็นแหล่งเรียนรู้ที่สะท้อนอัตลักษณ์ มจธ. และ 3) การเป็นศูนย์กลางทรัพยากรสารสนเทศของ มจธ. ที่สนับสนุนต่อองค์ความรู้ทางด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีให้แก่สังคม ทรัพยากรที่จัดเก็บมีทั้ง เอกสาร จดหมายเหตุ มรดกทางวัฒนธรรมที่จับต้องได้ มรดกทางวัฒนธรรมที่จับต้องไม่ได้ และสารสนเทศที่สะท้อนภารกิจสำคัญทั้ง 3 ประการ ในขณะที่ปัญหาสำคัญในการบริหารจัดการหอบรรณสารสนเทศ คือ การขาดนโยบายในการรับมอบทรัพยากรเหล่านั้นมาจัดเก็บและเผยแพร่เพื่อให้บุคคลทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยได้เรียนรู้พระเกียรติยศของพระมหากษัตริย์ทั้ง 3 พระองค์ อัตลักษณ์ของ มจธ. และองค์ความรู้ด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีของประเทศไทย

แนวทางที่เหมาะสมสำหรับการพัฒนานโยบายการรับมอบดังกล่าว คือ การสร้างนโยบายการรับมอบตามองค์ประกอบของนโยบายการรับมอบที่ดี 5 ประการ ได้แก่ (1) การกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายการจัดตั้งหอบรรณสารสนเทศให้ชัดเจน (2) การระบุโครงสร้างการบริหารงาน อำนาจหน้าที่ตามกฎหมายของหอบรรณสารสนเทศให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมาย (3) การระบุทรัพยากรที่จะรับมอบให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของหอบรรณสารสนเทศ (4) การกำหนดขั้นตอนการรับมอบทรัพยากรให้สอดคล้องกับอำนาจและหน้าที่ตามกฎหมาย และ (5) การระบุข้อจำกัดและพันธะทางกฎหมายของหอบรรณสารสนเทศทั้งกรรมสิทธิ์ความเป็นเจ้าของ การเก็บรักษาและการนำไปใช้ให้สอดคล้องกับกฎหมาย